Projelerde farklı uzmanlık alanlarına sahip birçok birim yer almaktadır. Her bir birim, proje sürecinin farklı aşamalarında kritik öneme sahip roller üstlenir. Bu süreçte “Teknik Ofis,” tüm proje aşamalarında yer alarak farklı departmanlar arasında bağlayıcı bir görev üstlenir. Teknik ofis, hem proje yönetimi ve işverenle hem de diğer proje birimleriyle koordinasyon içerisinde çalışarak proje dinamiklerini dengede tutar.
Teknik ofis, saha ve ofis arasındaki teknik iletişimi sağlayan, projeye hem teknik hem de yönetim desteği sunan birimdir. Taahhüt sürecinde projenin doğru, verimli ve sürdürülebilir bir şekilde ilerlemesi için kritik rol oynar. Projenin başından sonuna kadar birçok sorumluluğu üstlenir ve sürecin planlanan kalite, maliyet ve zaman hedeflerine uygun olarak tamamlanmasını sağlar. Şantiyede teknik ofisin üstlendiği görevler, projenin başarılı bir şekilde ilerlemesi için hayati önem taşır.
Teknik ofisin genel olarak sorumluluğunu üstlendiği süreçler şunlardır:
- Sözleşme ve Şartname Takibi: Sözleşme maddelerinin, teknik şartnamelerin ve ilgili yükümlülüklerin titizlikle takip edilmesi.
- Malzeme Onay Süreçleri: Kullanılacak malzemelerin kalite standartlarına uygunluğunun sağlanması ve onay süreçlerinin yönetimi.
- Hak Talep Süreçleri: Proje sürecinde ortaya çıkan ek iş veya değişiklikler için işverenle hak taleplerinin yönetilmesi.
- Yapım Yöntemleri (Method of Statement): Uygulama yöntemlerinin belirlenmesi ve dokümantasyonunun sağlanması.
- Saha Takip Tabloları: Saha ilerleyişini izlemek ve raporlamak için takip tablolarının oluşturulması.
- Hakediş Süreçleri: İşlerin ilerlemesin uygun olarak hakediş dosyalarının zamanında hazırlanması ve doğru bir şekilde ödenmesi.
- İş Programı: Proje için ayrıntılı iş programının hazırlanması, uygulanması ve takip edilmesi.
- Bütçe ve Maliyet Analizleri: Proje maliyetlerinin kontrol altında tutulması için analizlerin yapılması.
- Mukayeseli Hakediş/Keşif: Projeye ait hakedişlerin detaylı analiz ve keşiflerle karşılaştırılması.
- İşveren, Tedarikçi ve Alt Yüklenici Sözleşme ve Hakediş Süreçleri: Tüm paydaşlarla iş akışını düzenli bir şekilde sürdürülmesi için gerekli sözleşmelerin yapılması.
- İş Sonu Kalite ve Sistem Dosyaları: Proje tamamlandığında gerekli kalite belgeleri ve sistem dosyalarının oluşturulması ve teslim edilmesi.
- Şantiye Kapanış Süreci: Projenin tamamlanması sonrasında şantiyenin devir ve kapanış süreçlerinin yönetimi.
Teknik Ofis, projenin büyüklüğüne bağlı olarak aşağıdaki süreçlere de dahil olabilir ya da doğrudan bu süreçleri yönetebilir:
- Sözleşme ve İhale Süreçleri: İhale hazırlığı ve sözleşme aşamalarının yönetimi.
- Planlama, Bütçe ve Raporlama: Proje bütçesi ve raporların düzenlenmesi.
- Teklif ve Satın Alma Süreçleri: Proje için gerekli malzeme ve hizmetlerin satın alım sürecinin planlanması ve yönetilmesi.
- Proje Koordinasyon: Farklı ekipler arasındaki iş birliğinin sağlanması ve yönetilmesi.
- Doküman ve Kalite Kontrol: Projeye ait tüm dokümantasyon ve kalite kontrol süreçlerinin yürütülmesi.
- Finans ve Muhasebe Süreçleri: Projenin finansal yönetiminin yapılması.
- Lojistik ve Depo Süreçleri: Projeye ait malzemelerin tedarik ve depo yönetiminin sağlanması.
- İdari İşler ve Personel Yönetimi: Şantiye çalışanlarının koordinasyonu ve idari işlerin yürütülmesi
- İş Güvenliği ve Sağlığı Entegrasyonu: Projeye yönelik iş sağlığı ve güvenliği süreçlerinin uygulamaya geçirilmesi.
Bu süreçlerde her bir aşamanın girdileri ve çıktıları projenin bütünlüğü açısından büyük önem taşır. Projenin herhangi bir aşamasında yaşanabilecek bir aksaklık, diğer aşamaları da etkileyebilir. Tıpkı bir makinedeki dişliler gibi, süreçler arasındaki dengenin korunması gereklidir. Bu nedenle, projenin başından sonuna kadar teknik ofisin güçlü bir yapıya sahip olması ve süreçlerin disiplinli bir şekilde takip edilmesi, proje başarısı için kritik bir unsurdur.
Teknik ofis, projenin görünmeyen kahramanı olarak her adımda titizlikle çalışır ve başarıya giden yolda kilit bir rol üstlenir. Bu süreçlerde gösterilen çaba, projenin tüm bileşenlerini güçlendiren bir yapı taşıdır. Her yeni projede bu güçle ilerlemeniz dileğiyle; iyi çalışmalar